30 Mrz Datenschutz im Homeoffice

Datenschutz im Homeoffice und was es dazu zu beachten gibt: Heute geht es um Arthur und seine Firma, denn das Coronavirus geht auch nicht an ihm und seinen Mitarbeitern unbemerkt vorbei. Diese Krise stellt uns alle vor schwierige und bisher unbekannte Aufgaben. Während die Mitarbeiter des Gesundheitssystems ihr Bestes geben, die Infizierten zu versorgen und zu behandeln, werden viele Führungskräfte mit veränderten Arbeitsbedingungen und herausfordernden Führungsfragen konfrontiert – darunter auch Arthur.

Ist Datenschutz im Homeoffice wichtig?

Arthur möchte seine Mitarbeiter vor Corona schützen und hat deshalb geplant, den Mitarbeitern in der Verwaltung Homeoffice zu ermöglichen. Er findet diese Maßnahme sinnvoll, denn ihm ist sehr wichtig, dass die Ausbreitung des Virus verlangsamt wird. Arthur ist zwar kein Experte im Bereich des Datenschutzes, kann sich aber schon denken, dass die Umstellung auf Homeoffice für seine Mitarbeiter einige Regeln mit sich bringt, die eingehalten werden müssen. Müssen die Vorgaben schriftlich festgehalten werden? Wie wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben zeitnah erledigen? Diese und noch weitere Fragen fallen Arthur spontan ein. Deswegen entscheidet er sich dazu, sich professionell beraten zu lassen.

Nach einer einfachen Internetsuche stößt er auf die Webseite der ndbh GmbH und vereinbart ein Gespräch mit Frau Sloane. Diese ist nämlich, anders als Arthur, eine Datenschutzexpertin und kann ihn bezüglich seines Anliegens professionell beraten.

Wie wichtig ist Datenschutz im Homeoffice für Mitarbeiter?

Das Gespräch mit der Beraterin fängt zunächst mit der Vorstellung von Arthurs Firma an. Die datenschutzrechtlichen Regeln, die im Homeoffice beachtet werden müssen, sind größtenteils unabhängig von der Branche, aber Frau Sloane möchte sichergehen, dass die Beratung individuell für Arthurs Firma angepasst abläuft. Zusätzlich kann Arthur sein Anliegen erklären und seine Fragen stellen. Die Datenschutzexpertin teilt Arthur daraufhin mit, dass seine Fragen völlig berechtigt sind und es richtig war, die ndbh zu kontaktieren, denn die Mitarbeiter müssen im Homeoffice die gleichen datenschutzrechtlichen Regeln beachten wie im Büro und darüber hinaus sogar noch mehr.

Wie sollten vertrauliche Dokumente in Bezug auf Datenschutz im Homeoffice verarbeitet und aufbewahrt werden?

Die Datenschutzbeauftragte klärt Arthur über wichtige Aspekte auf, die beim Homeoffice dringend eingehalten werden müssen. Zunächst muss bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten darauf geachtet werden, dass diese nicht von Dritten eingesehen werden können. Zu personenbezogenen Daten gehören grundsätzlich alle Informationen, über die irgendwie ein Personenbezug hergestellt werden kann. Die Verbreitung vertraulicher Informationen an Dritte kann vermieden werden, indem an den wichtigen Dokumenten nur im Arbeitszimmer gearbeitet wird und diese beispielsweise nicht auf dem Küchentisch ausgebreitet werden, wenn auch noch andere Personen im Haushalt leben oder zu Besuch kommen. Sollte es nicht möglich sein, die Dokumente in einem separaten und abschließbaren Raum zu verarbeiten, sollten sie zumindest in einem abschließbaren Schrank aufbewahrt werden. Außerdem ist es wichtig, vertrauliche Telefonate alleine zu führen und nicht in Anwesenheit der Familie. Bei beruflichen E-Mails ist ebenfalls Vorsicht geboten. Diese sollten nicht zur Bearbeitung an private E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Wie darf die IT-Ausstattung der Firma in Bezug auf Datenschutz im Homeoffice verwendet werden?

Um sich rechtlich abzusichern und den Datenschutz im Homeoffice in all seinen Aspekten ernst zu nehmen, sollte ebenfalls eine Entscheidung darüber getroffen werden, ob und wie technische Geräte der Firma vom Mitarbeiter für private Zwecke verwendet werden dürfen. Am sichersten ist dabei, ein Verbot für private Zwecke auszusprechen. Es ist also nicht erlaubt, dass Kinder zum Beispiel das Büro-Notebook für Hausaufgaben nutzen. Diese und weitere Regeln müssen den Mitarbeitern natürlich entsprechend kommuniziert und dokumentiert werden. Wichtig ist auch darauf zu achten, den Computer immer zu sperren, selbst wenn der Mitarbeiter sich nur kurzzeitig von diesem entfernt.

Wie werden vertrauliche Dokumente im Homeoffice vernichtet?

Frau Sloane macht Arthur außerdem auf die rechtskonforme Entsorgung von Papier-Dokumenten in Bezug auf Datenschutz im Homeoffice aufmerksam. Viele Mitarbeiter denken, es würde reichen, die vertraulichen Dokumente datenschutzkonform zu verarbeiten und aufzubewahren und vergessen dabei die datenschutzgerechte Vernichtung – ein Fehler, denn diese ist mindestens genauso wichtig. Sollte es soweit kommen, dass sensible Unterlagen vernichtet werden müssen, muss dies natürlich ebenfalls datenschutzgerecht erfolgen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste ist, die Dokumente sicher aufzubewahren, bis sie zentral entsorgt werden können, zum Beispiel durch einen Aktenvernichter im Büro oder einen externen Entsorgungsanbieter. Dieser führt auch Protokoll über die Entsorgung, welches dem Nachweis einer datenschutzkonformen Vernichtung der Daten dient. Die zweite Möglichkeit ist, den Mitarbeitern einen Aktenvernichter zur Verfügung zu stellen, welcher allerdings entsprechende Anforderungen erfüllen muss.

Weitere Informationen zur datenschutzkonformen Entsorgung vertraulicher Dokumente und zu den verschiedenen Sicherheitsstufen der Aktenvernichter finden Sie beispielsweise hier.

Datenschutz im Homeoffice: Was sind die Aufgaben des Arbeitgebers?

Als nächstes fragt sich Arthur, wie er zu diesem ganzen Prozess beitragen kann, damit dieser erfolgreich und unkompliziert abläuft. Die ndbh-Mitarbeiterin hat auch für diese Frage natürlich eine Antwort. Damit Arthurs Mitarbeiter die Vorgaben umsetzen können, muss er ebenfalls seine Aufgaben und Pflichten erfüllen und seinen Mitarbeiten die nötige IT-Ausstattung zur Verfügung stellen. Sollten technische Geräte von ihm herausgegeben werden, muss er darauf achten, dass die darauf gespeicherten Daten entsprechend gesichert werden. Dies kann beispielsweise durch Verschlüsselung von Geräten, Software oder Datensätzen erfolgen. Das Gleiche gilt übrigens auch für firmeneigene USB-Sticks. Außerdem sollte Arthur beachten, dass der Zugriff auf das Betriebssystem und die anderen von ihm bereitgestellten Systeme entsprechend geschützt ist.

Auch beim elektronischen Datenaustausch, zum Beispiel per E-Mail, sollte Arthur sicherstellen, dass dieser nach dem Stand der Technik verschlüsselt ist und der Zugriff auf die oben erwähnten Systeme lediglich über eine VPN-Verbindung möglich ist. Außerdem sollte ein Konzept zum Umgang und Vernichtung von sensiblen Unterlagen erarbeitet werden. Unter Umständen sollte Arthur seinen Mitarbeitern auch im Homeoffice Shredder oder Datentonnen zur Verfügung stellen.

Was ist die Homeoffice-Richtlinie?

Arthur hat sich auch gefragt, ob die oben besprochenen Vorgaben schriftlich festgehalten werden müssen – es ist hier ein klares „Ja“ zu empfehlen. Die Beraterin teilt Arthur mit, dass die Regeln in der Homeoffice-Richtlinie festgehalten werden sollten, damit bei den Mitarbeitern keine Fragen offenbleiben und eventuelle Missverständnisse vermieden werden.  Außerdem dient ein schriftliches Dokument im Ernstfall immer dem Nachweis. Bei der Formulierung dieser Richtlinie sollte auf jeden Fall ein Datenschutzbeauftragter einbezogen werden. Da Arthur mit der bisherigen Leistung zufrieden ist, beauftragt er Frau Sloane damit, ihn beim Verfassen dieser Richtlinie zu unterstützen.

Was sind die Vorteile des Homeoffice?

Auch wenn wir uns alle in einer schwierigen Situation befinden, versuchen Arthur und Frau Sloane auch an Vorteile des Homeoffice zu denken. Die Mitarbeiter können die Zeit zuhause genießen und diese auch flexibler einteilen. Außerdem wird den Mitarbeitern so der Weg zur Arbeit erspart und eine mögliche Ansteckung vor dem Coronavirus kann vermieden werden. Es ist auch einfacher, alleine oder mit einem Familienmitglied einen gesunden Spaziergang durch den Park zu machen – dieser ist auch noch erlaubt und sogar von vielen Psychologen empfohlen. Außerdem kann jeder, der von zuhause arbeitet, natürlich auch mehr Zeit mit seiner Familie verbringen.

Tipps für Mitarbeiter im Homeoffice

Die Datenschutzbeauftragte möchte Arthur am Ende des Gesprächs zusätzliche Tipps geben, mit welchen die Arbeit im Homeoffice gelingt. Das Homeoffice bietet einige Vorteile, kann dennoch nur funktionieren, wenn der Arbeitgeber sowie der Arbeitnehmer sich an die Vereinbarungen halten. Das Homeoffice ist am Anfang eventuell gewöhnungsbedürftig und erfordert Disziplin, Struktur und Selbstorganisation. Die Beraterin legt Arthur und seinen Mitarbeitern deswegen ans Herz, für jede größere Tätigkeit eine Aufgabe anzulegen, mit klarer gemeinsamer Zielvorstellung und festgelegten Zuständigkeiten. Es ist wichtig, bei allen Aufgaben Prioritäten zu setzen und Deadlines festzulegen, damit die Mitarbeiter nicht in Verzug geraten. Außerdem sollen alle Aufgaben in kleinere Abschnitte unterteilt werden, denn so kann der Fortschritt stets im Blick behalten werden.

Arthur ist froh, dass die ndbh ihm und seiner Firma auch in komplizierten Zeiten kompetent zur Seite steht und ihn bei seinem Anliegen unterstützt. Er wird die gemeinsam erarbeiteten Richtlinien seinen Mitarbeitern mitteilen und sicherstellen, dass diese sie auch umsetzen. Die schwierige Situation beeinflusst die gesamte Firma und alle Mitarbeiter sind davon betroffen. Dennoch ist Arthur davon überzeugt, dass, solange sich alle an die Richtlinie halten und jeder sein Bestes gibt, das gemeinsame Ziel erreicht werden kann.

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